T&C Personal Trainer adalah dokumen yang berisi syarat dan ketentuan kerja sama antara Personal Trainer dengan HolaCoach. Dokumen ini dibuat untuk memastikan seluruh Personal Trainer memahami standar kerja, tanggung jawab, hak, serta aturan yang harus dipatuhi selama memberikan layanan kepada client. Dengan adanya T&C ini, diharapkan kualitas layanan tetap konsisten, profesional, aman, dan sesuai dengan standar HolaCoach.
Simpan waktu untuk membaca setiap bagian. Ketentuan ini menjadi dasar kerja sama ketika kamu diterima dan menerima client dari HolaCoach.
Personal Trainer yang bergabung dengan HolaCoach wajib memahami, menyetujui, dan menjalankan seluruh ketentuan kerja sama yang ditetapkan oleh manajemen HolaCoach.
Personal Trainer bertugas memberikan layanan coaching, pendampingan latihan, edukasi teknik gerakan, serta menjaga pengalaman client agar tetap aman, profesional, dan sesuai standar HolaCoach.
Personal Trainer wajib tiba di lokasi client paling lambat 30 menit sebelum sesi dimulai.
Setelah tiba di lokasi, Personal Trainer wajib melakukan absensi kepada manajemen HolaCoach melalui foto selfie di lokasi sebagai bukti kehadiran.
Personal Trainer wajib memastikan kondisi tubuh fit, siap bekerja, dan tidak dalam kondisi yang dapat mengganggu kualitas sesi coaching.
Personal Trainer wajib menjaga grooming dengan standar profesional.
Personal Trainer wajib menggunakan seragam atau pakaian coaching yang telah ditentukan atau disetujui oleh HolaCoach.
Personal Trainer wajib tampil bersih, rapi, wangi, sopan, dan layak bertemu client.
Personal Trainer tidak diperkenankan menggunakan pakaian yang terlalu terbuka, tidak sopan, kotor, lusuh, atau tidak sesuai dengan citra profesional HolaCoach.
Personal Trainer wajib memulai dan mengakhiri sesi sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Personal Trainer wajib memberikan pendampingan latihan dengan aman, terarah, dan sesuai kebutuhan client.
Personal Trainer wajib memperhatikan kondisi fisik client sebelum, selama, dan setelah latihan.
Personal Trainer tidak diperkenankan memaksakan gerakan, intensitas, atau beban latihan yang berisiko membahayakan client.
Personal Trainer wajib menjelaskan teknik gerakan dengan bahasa yang mudah dipahami client.
Personal Trainer wajib menjaga sikap sopan, sabar, komunikatif, dan profesional selama sesi berlangsung.
Personal Trainer wajib mengutamakan keselamatan client dalam setiap sesi coaching.
Personal Trainer wajib menanyakan kondisi client sebelum sesi dimulai, termasuk keluhan tubuh, cedera, nyeri, riwayat sakit, atau kondisi khusus lainnya.
Apabila client menunjukkan tanda pusing, sesak, nyeri berlebihan, lemas, atau keluhan serius lainnya, Personal Trainer wajib menghentikan sesi sementara dan mengutamakan keselamatan client.
Personal Trainer tidak diperkenankan memberikan diagnosis medis, obat, suplemen, atau klaim penyembuhan penyakit.
Apabila client memiliki kondisi medis tertentu, Personal Trainer wajib menyarankan client untuk berkonsultasi dengan dokter atau tenaga medis terkait.
Personal Trainer berhak mendapatkan fee sebesar Rp125.000 per sesi atau persentase sebesar 45 persen dari nilai sesi yang dibeli client.
Skema fee mengikuti ketentuan paket, harga, atau kesepakatan yang telah ditetapkan oleh manajemen HolaCoach.
Fee hanya dihitung untuk sesi yang sudah terlaksana, tervalidasi, dan tercatat oleh manajemen HolaCoach.
Personal Trainer tidak berhak menagih pembayaran langsung kepada client tanpa persetujuan manajemen HolaCoach.
Apabila jarak rumah client lebih dari 20 km dari domisili Personal Trainer atau titik keberangkatan yang disetujui, Personal Trainer berhak mendapatkan tambahan transport sebesar Rp50.000 per sesi.
Tambahan transport hanya berlaku apabila jarak dan kebutuhan transport telah dikonfirmasi serta disetujui oleh manajemen HolaCoach sebelum sesi berlangsung.
Pembayaran fee Personal Trainer dilakukan melalui transfer bank pada tanggal 3 setiap bulan.
Pembayaran dilakukan untuk sesi yang sudah terlaksana, tervalidasi, dan tercatat pada periode bulan sebelumnya.
Apabila tanggal 3 jatuh pada hari libur, pembayaran dapat dilakukan pada hari kerja terdekat setelahnya.
Personal Trainer wajib memastikan data rekening yang diberikan kepada HolaCoach benar dan aktif.
Kesalahan transfer akibat data rekening yang salah dari Personal Trainer menjadi tanggung jawab Personal Trainer.
Personal Trainer yang membatalkan sesi secara mendadak kurang dari 6 jam sebelum sesi dimulai akan mendapatkan konsekuensi dari manajemen HolaCoach.
Konsekuensi dapat berupa pembatasan distribusi client, penurunan prioritas jadwal, evaluasi kerja sama, atau tindakan lain sesuai kebijakan manajemen.
Personal Trainer wajib segera memberi informasi kepada manajemen apabila mengalami keadaan darurat yang membuatnya tidak dapat hadir.
Alasan pembatalan harus jelas, masuk akal, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Personal Trainer yang terlambat hadir wajib segera menginformasikan kepada manajemen HolaCoach dan client melalui jalur komunikasi yang disetujui.
Apabila keterlambatan mengganggu durasi sesi, Personal Trainer wajib mengganti waktu yang terpotong sesuai arahan manajemen.
Keterlambatan berulang akan menjadi bahan evaluasi dan dapat memengaruhi distribusi client.
Apabila client membatalkan sesi, ketentuan penggantian jadwal atau hangusnya sesi mengikuti kebijakan HolaCoach.
Personal Trainer tidak diperkenankan membuat kesepakatan pribadi dengan client terkait penggantian jadwal, pembayaran, refund, atau tambahan sesi tanpa persetujuan manajemen.
Personal Trainer dilarang melakukan transaksi under table dengan client HolaCoach.
Personal Trainer dilarang menerima pembayaran langsung dari client untuk sesi yang berasal dari HolaCoach tanpa sepengetahuan dan persetujuan manajemen.
Personal Trainer dilarang menawarkan paket pribadi, memindahkan client HolaCoach menjadi client pribadi, atau mengarahkan client untuk bertransaksi di luar sistem HolaCoach.
Apabila Personal Trainer terbukti melakukan under table atau melanggar aturan yang telah disepakati dengan client maupun manajemen, kerja sama akan langsung diputus.
Personal Trainer wajib menjaga etika, batas profesional, dan kenyamanan client.
Personal Trainer dilarang berkata kasar, merendahkan client, melakukan pelecehan verbal, fisik, seksual, atau tindakan lain yang membuat client tidak nyaman.
Personal Trainer dilarang membahas topik sensitif yang tidak relevan dengan sesi coaching, seperti politik, agama, SARA, kehidupan pribadi client, atau hal lain yang berpotensi menimbulkan ketidaknyamanan.
Personal Trainer wajib menjaga kerahasiaan data, kondisi tubuh, progress, alamat, nomor telepon, dan informasi pribadi client.
Komunikasi dengan client wajib dilakukan secara profesional dan hanya untuk kepentingan jadwal, sesi, evaluasi latihan, serta kebutuhan layanan HolaCoach.
Personal Trainer tidak diperkenankan menghubungi client secara berlebihan di luar kebutuhan layanan.
Personal Trainer tidak diperkenankan meminta client menghubungi secara pribadi untuk transaksi di luar HolaCoach.
Personal Trainer wajib memberikan laporan sesi apabila diminta oleh manajemen HolaCoach.
Laporan dapat mencakup kehadiran, durasi sesi, jenis latihan, progress client, kendala, catatan keselamatan, serta rekomendasi latihan berikutnya.
Laporan wajib disampaikan dengan jujur dan tidak boleh dimanipulasi.
Personal Trainer wajib menjaga kualitas layanan sesuai standar HolaCoach.
Manajemen HolaCoach berhak melakukan evaluasi berdasarkan absensi, ketepatan waktu, feedback client, performa coaching, etika kerja, dan kepatuhan terhadap SOP.
Apabila kualitas layanan tidak sesuai standar, HolaCoach berhak memberikan teguran, pembinaan, pembatasan client, atau pemutusan kerja sama.
Personal Trainer hanya boleh menggunakan nama, logo, materi promosi, dan identitas HolaCoach sesuai arahan manajemen.
Personal Trainer dilarang menggunakan nama HolaCoach untuk kepentingan pribadi, promosi pribadi, penawaran di luar sistem, atau aktivitas yang tidak disetujui manajemen.
Personal Trainer tidak diperkenankan mengambil foto atau video client tanpa izin client dan manajemen HolaCoach.
Apabila dokumentasi diperlukan untuk kebutuhan promosi, edukasi, laporan, atau konten, Personal Trainer wajib memastikan izin telah diberikan oleh pihak terkait.
Dokumentasi client tidak boleh disebarkan ke media sosial pribadi tanpa persetujuan tertulis atau persetujuan yang jelas dari manajemen dan client.
Personal Trainer wajib memastikan alat yang digunakan dalam kondisi aman dan layak pakai.
Apabila sesi dilakukan di rumah client, Personal Trainer wajib menyesuaikan program latihan dengan alat yang tersedia.
Personal Trainer tidak diperkenankan menggunakan alat yang berisiko membahayakan client.
Apabila Personal Trainer mengalami kecelakaan kerja saat menjalankan sesi resmi dari HolaCoach, Personal Trainer berhak mendapatkan santunan secara proporsional.
Santunan diberikan berdasarkan kondisi kejadian, bukti kejadian, tingkat risiko, dan hasil evaluasi manajemen.
Santunan hanya berlaku untuk kejadian yang terjadi dalam ruang lingkup pekerjaan resmi HolaCoach dan bukan akibat kelalaian berat, pelanggaran SOP, atau tindakan di luar arahan manajemen.
Apabila terjadi keadaan darurat saat sesi berlangsung, Personal Trainer wajib mengutamakan keselamatan client dan dirinya sendiri.
Personal Trainer wajib segera menghubungi pihak terkait, seperti keluarga client, manajemen HolaCoach, petugas keamanan lokasi, atau layanan medis apabila diperlukan.
Setiap keadaan darurat wajib dilaporkan kepada manajemen HolaCoach secepat mungkin.
Apabila terdapat kewajiban pajak, administrasi, atau potongan lain yang berlaku, ketentuannya akan mengikuti kebijakan manajemen HolaCoach dan peraturan yang berlaku.
Personal Trainer wajib memberikan data administrasi yang benar, termasuk identitas diri, nomor telepon, alamat, rekening bank, dan dokumen pendukung apabila diminta.
HolaCoach berhak melakukan evaluasi berkala terhadap seluruh Personal Trainer.
Pelanggaran ringan dapat diberikan teguran atau pembinaan.
Pelanggaran berulang dapat berdampak pada pembatasan distribusi client, pengurangan prioritas jadwal, atau evaluasi kerja sama.
Pelanggaran berat seperti under table, pelecehan, manipulasi absensi, penipuan, membocorkan data client, atau tindakan yang merugikan HolaCoach dapat menyebabkan pemutusan kerja sama secara langsung.
HolaCoach berhak memutus kerja sama dengan Personal Trainer apabila Personal Trainer melanggar ketentuan, merugikan client, merusak nama baik HolaCoach, atau tidak memenuhi standar layanan.
Personal Trainer juga dapat mengajukan pengunduran diri dengan pemberitahuan kepada manajemen paling lambat 14 hari sebelum tanggal berhenti.
Seluruh sesi yang sudah dijadwalkan wajib diselesaikan atau dialihkan sesuai arahan manajemen.
HolaCoach berhak memperbarui, menambah, atau mengubah ketentuan kerja sama sesuai kebutuhan operasional dan perkembangan bisnis.
Setiap perubahan akan diinformasikan kepada Personal Trainer melalui kanal komunikasi resmi HolaCoach.
Dengan bergabung dan menerima client dari HolaCoach, Personal Trainer dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan yang berlaku.
Sebagai penutup, dokumen ini berlaku sebagai dasar resmi kerja sama antara Personal Trainer dan HolaCoach, dan dengan ini kedua belah pihak menyatakan kesediaannya untuk mematuhi seluruh ketentuan yang tercantum demi terciptanya layanan yang profesional, aman, dan berkualitas, serta menjaga kepercayaan client, reputasi brand HolaCoach, dan keberlangsungan kerja sama yang sehat, transparan, dan saling menguntungkan dalam jangka panjang.
